Umstellung von POP3 auf IMAP (nur diesen Computer)

[Milko Musci]

Nach einem Maildurcheinander im Handy und Outlook (auf dem PC) bin ich von POP3 (...@gmx.ch) auf IMAP (...@gmx.ch (1)) umgestiegen.
Habe meine bestehenden Ordner ins neue Konto verschoben, die jetzt hinter dem Titel ein (nur diesen Computer) tragen.
Inzwischen habe ich herausgefunden, dass IMAP nur die Mails verwaltet und nicht wie POP3, das gesamte Outlook (Mails, Kontakte, Kalender und Notizen). Heisst das: Es müssen nun zwei Dateien bewirtschaftet werden?
.pst für Kontakte, Kalender und Notizen sowie .ost für Mailordner? (Beide haben jeweils das selbe Datum!)
Wenn ich richtig verstehe darf das alte Konto nicht gelöscht werden, sonst fehlen Kalender usw. Deshalb unten links noch aufgelistet. Und sind die Mailordner mit dem angehängten (nur diesen Computer) eigentlich immer noch in der .pst Datei gesichert? Dann hätte ich mir das Verschieben der Ordner sparen und gleich alles im alten Konto belassen können. (Wenn ich das alte Konto eh behalten muss) Würden eigentlich Regeln zwischen den beiden Konten funktionieren?

Für das Aufbewahren meiner Mails ist nun der Serverbetreiber (IMAP) zuständig, richtig? Ich hätte aber gerne wenigstens eine Kopie. Würde dies mit Verschieben in das alte .pst Konto geschehen, sowie auch, wenn ich in den Ordner mit (nur diesen Computer) verschieben würde?
Ich möchte auf jeden Fall meine Mails auf ein externes Laufwerk sichern können (wenig Vertrauen an die Server). Kontakte, Kalender und Notizen sind übrigens kein Problem, die synchronisiere ich mit MyPhoneExplorer mit dem Handy. Habe ich das so richtig verstanden oder gibt es eine einfachere Vorgehensweise.

Für ein Feedback danke ich bestens und wünsche einen schönen Tag.
Freundliche Grüsse
Milko

 

[LGPCT]

Hallo Milko @Milko Musci

Du hast das richtig erkannt, mit IMAP verwaltest du deine E-Mails auch auf dem Server. Der Mailclient (in deinem Fall Outlook) synchronisiert die E-Mails zwischen deinem Computer (oder Smartphone) und dem/den Mailservern. Lokale Ordner werden auch auf dem Server erstellt und umgekehrt. Lokal gelöschte oder verschobene E-Mails werden auch auf dem Server gelöscht oder verschoben.

Da du bisher POP3 benutzt hast solltest du die .pst Datei behalten da dorthin ja die E-Mails verschoben wurden. POP3 löscht normalerweise die E-Mails beim Abholen aus dem Mailserver (ausser das war anders eingestellt).

Auch auf einem Smartphone sollte nur noch IMAP für die E-Mail Verwaltung eingesetzt werden. Die Anbieter werden in den nächsten Jahren die Unterstützung für POP3 einstellen.

Bei Outlook mit IMAP ist .ost die Speicherdatei deiner Mailbox.
.pst ist eine Outlook Datendatei. Solche Dateien können auch lokal erstellt werden um dort E-Mails zu sichern (kopieren, NICHT verschieben, ausser du willst sie explizit aus deiner Mailbox entfernen!).

Für das Aufbewahren meiner Mails ist nun der Serverbetreiber (IMAP) zuständig, richtig?

Ja, er ist aber nicht für deine E-Mails verantwortlich, gelöschte E-Mails (aus dem Papierkorb) können nicht mehr hergestellt werden. Ausserdem gibt es bei vielen Anbietern eine Grössenbeschränkung der Mailbox. dazu werden gelöschte E-Mails automatisch nach einer gewissen Zeit aus dem Papierkorb gelöscht.

Ich hätte aber gerne wenigstens eine Kopie.

Für das Backup direkt aus den Mailservern (oder aus Outlook) eignet sich sehr gut das (gratis) Programm Mailstore Home:
https://www.mailstore.com/de/produkte/mailstore-home/
Darin kannst du auch sehr gut suchen.

Nicht vergessen: Auch die Sicherungen auf deinem Computer sollten ab und zu auf ein externes Speichermedium, z. Bsp. ein Laufwerk (sichererer) oder einen Memory-Stick) gesichert werden. (Backup).

Hier einige lesenswerte Informationen üder POP3 und IMAP:
https://www.green.ch/de/imap-oder-pop
https://support.microsoftwas-ist-der-unterschied-zwischen-pop-und-imap

Erstellen einer Outlook-Datendatei (PST) zum Speichern von Informationen

 

[Milko Musci]

Hallo LGPCT
Vielen Dank für die superschelle Antwort.
Werde das sehr gerne ausprobieren. Eine kleine Frage ist noch unbeantwortet, oder ich habe es nicht richtig verstanden. Sind die Mailunterordner die den Zusatz (nur diesen Computer) haben. in der pop3, pst-Datei oder in der IMAP, ost-Datei? Ich frage wegen dem Backup.
Herzliche Grüsse
Milko

 

[LGPCT]

Hallo Milko @Milko Musci

Eigentlich sollte sich der Speicherort der E-Mails durch die Umstellung nicht geändert haben, POP3 und IMAP speichern ihre Daten in .ost-Dateien. Deine Aussage "meine bestehenden Ordner ins neue Konto verschoben" irritiert mich etwas.

Vermutlich hast du jetzt deine Adressbücher und Kalender im einen (lokalen) Postfach (in der einen pst-Datei) und die E-Mails im anderen. Das ist eigentlich nicht weiter schlimm, man sichert einfach 2 .pst-Dateien.
Du musst aber aufpassen, dass du deine E-Mails nicht plötzlich mit POP3 und IMAP verarbeitest.

Normalerweise sind in den .ost-Dateien die über IMAP verwalteten E-Mails, also die, welche mit dem Server synchronisiert werden und/oder die vom Server über POP3 geholten E-Mails. Zusätzlich sind darin auch Adressbücher und Kalender gespeichert.
Diese Datei(en) ist/sind hier zu finden (pro Postoffice eine):
C:\Users\IhrName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\

Normalerweise sind in der .pst-Datei in Outlook angehängte Dateien. Diese Datei kann ein älteres Postoffice beinhalten oder als lokaler Speicherort für E-Mails, Adressbücher und Kalender dienen.
Die .pst-Datei kann auch hier liegen:
C:\Users\IhrName\Documents\Outlook-Dateien

Ich würde Outlook beenden, den Computer neu starten und dann alle .pst- und .ost-Dateien die du findest auf mindestens eine Backup-Disk kopieren (wichtig, Kopieren, NICHT verschieben). So bist du auf der sicheren Seite. Danach kannst du Outlook wieder starten.

Hier noch eine gute Beschreibung der .ost und .pst Dateien:
https://www.ionos.de/digitalguide/e-mail/e-mail-technik/was-ist-eine-ost-datei/

 

[Milko Musci]

Erst mal vielen Dank für die Antwort und den hilfreichen Link.
Was ich begriffen habe:
...gmx.ch (1) bei mir nun als IMAP in ost-Datei, somit auf Server gesichert. (zu Oberst im Outlook-Baum)
...gmx.ch (inkl. Kalender und Kontakte) immer noch als pst-Datei auf Rechner, muss ich selber als Backup sichern. (zu Unterst im Outlook-Baum)
Soweit so gut, Kalender und Kontakte müssen bei mir nicht auf den Server, da ich myPhoneExporer verwende, somit Synch. nur zwischen Handy und PC und somit in pst-Datei. (Daten bleiben immer nur bei mir)

Beim Arbeiten mit Outlook werden jeweils beide Dateien pst und ost aktualisiert, bis auf ein, zwei Sekunden, exakt gleich.

Wo ich unsicher bin:
Wie schon erwähnt hat das Outlook beim Verschieben der Unterordner vom gmx.ch (unten, pst-Datei) aufs gmx.ch (1) (ganz oben, ost-Datei), diese mit der Erweiterung (nur diesen Computer) ergänzt. Was mir unklar ist, wo werden diese gesichert. In der aktuellen ost-Datei, einfach ohne Synchronisation mit dem Server, oder weiterhin in der pst-Datei?
Hierzu auch noch die Frage, wenn ich ein Backup von der ost-Datei mache, habe ich dann eine Kopie von den Mails die auf dem Server liegen, oder sind das nur Verlinkungen zum Server. (Wenn Serveranbieter Daten verliert sind meine Mails weg)
Mir ist klar, dass ein Serveranbieter sicherlich besser aufgestellt ist, was Backup angeht, als ich, trotzdem hätte ich aber gerne eine eigene Kopie.

Nebenbei, es wurde nur bei einigen Unterordner die Erweiterung (nur diesen Computer) angehängt. (gelber Pfeil)
andere haben diese Erweiterung nicht (roter Pfeil) und sind tatsächlich auf dem Handy sichtbar. Nur nach welchen Kriterien da unterschieden wurde, weiss ich beim besten Willen nicht. Event. Ordnergrösse. Egal, wenn ich weiss, wo was gesichert wird, kann ich aufräumen.

Für eine erneute Antwort danke ich vielmals und wünsche einen guten Wochenstart.
Freundlichen Gruss
Milko

 

[LGPCT]

Hallo Milko @Milko Musci

Aus der Ferne ist es schwierig die Umstände zu beurteilen, ich kann nur vermuten. Sei mir also nicht böse, wenn ich mich beim Beurteilen deiner Umgebung irre. Falls du meine Empfehlungen umsetzen willst, nimm dir Zeit und mach schön langsam, Schritt für Schritt, damit möglichst nichts verloren geht und keine Irrtümer passieren.

Grundsätzliches:

• Du kannst über einen Webbrowser in dein GMX-Konto einloggen und schauen welche Ordner und E-Mails dort vorhanden sind -> https://www.gmx.ch/
  
  
• Über rechte Maustaste auf die E-Mail-Adresse in der Ordnerliste -> Kontoeigenschaften -> Kontoinformationen
  kannst du nachschauen welche der beiden Strukturen über POP3 und welche über IMAP verwaltet werden. Unter Kontoinformationen steht POP/SMTP oder IMAP/SMTP. So weist du sicher welche Struktur du entfernen solltest (bitte NICHT einfach entfernen oder löschen!).
  
  
• Über rechte Maustaste auf die E-Mail-Adresse in der Ordnerliste -> Dateispeicherort öffnen kannst du direkt je ein Explorer-Fenster zur Outlook-Datei öffnen.
  - Die mit IMAP synchronisierten E-Mails und Ordner befinden sich in einer .ost-Datei.
  - Die mit POP3 abgeholten E-Mails befinden sich in einer .psd-Datei.
  
  
• In der .ost-Datei können sich die Ordner und E-Mails vom GMX-Server befinden und Ordner und E-Mails welche nur lokal vorhanden sind. Die Ordner und E-Mails vom GMX-Server sind Kopien vom Server - keine Verlinkungen.
  
  
• Wenn die .ost Datei sicherst, hast du damit eine Kopie aller deiner E-Mails (das ganze Postoffice).
  

Zu lösende Probleme:

• Das bisherige Adressbuch und den Kalender in die neue IMAP-Struktur übertragen.
• Die POP Struktur löschen.
• Dabei keine Daten verlieren.

So wie ich dein Bild der Ordner beurteilen kann würde ich folgendes vermuten:

• Du hast die Mailbox Konfiguration nicht von POP3 nach IMAP geändert sondern die GMX-Mailbox ein zweites Mal mit dem IMAP-Protokoll konfiguriert.
• Dein Outlook holt jetzt die E-Mails einmal über POP3 ab und werden einmal über IMAP synchronisiert.
• Wenn du Glück hast, wurde das POP3 -Konto damals so konfiguriert das die E-Mails mit POP3 auf dem GMX-Server nur abgeholt und NICHT gelöscht werden (Eine Kopie der Nachrichten auf dem Server belassen).
• Darum hast du jetzt lokal in beiden Strukturen im Post-Ein- und Ausgang (Gesendete Elemente) die Gleichen E-Mails.
• Vor der Umstellung hast du in der POP3-Struktur weitere Ordner erstellt. Da POP3 E-Mails nur abholt und nicht synchronisiert wurden diese Ordner nicht auf das GMX-Konto hochgeladen. Vermutlich sind sie darum von Outlook mit dem Zusatz "Nur dieser Computer" versehen worden um anzuzeigen das diese E-Mails nicht auf GMX hochgeladen werden.
• Du hast anscheinend alle selbst erstellten Ordner in die neue IMAP-Struktur verschoben, diese aber (noch) nicht auf den GMX-Server synchronisiert.

Meine Empfehlung:

1. Wie oben beschrieben je ein Explorer-Fenster zu den Outlook-Datendateien öffnen.
2. Outlook schliessen.
3. Beide Datendateien an einen anderen Ort kopieren (mit der Maus und gedrückter CTRL-Taste in einen anderen Ordner kopieren - NICHT verschieben) oder - noch besser - zusätzlich auf mindestens einen externen Disk oder Memory-Stick kopieren.
4. Outlook wieder starten.
5. Die POP-Struktur entfernen: Rechte Maustaste auf die richtige (POP !) E-Mail Adresse -> "deine POP-E-Mail-Adresse" entfernen -> den Warndialog mit Ja bestätigen. Das müsste bei dir im Bild die untere Struktur sein.
   Die .pst-Datei sollte bei diesem Vorgang erhalten bleiben, also bitte NICHT manuell löschen.
6. Danach kann Outlook wieder geöffnet werden und du solltest dein GMX-Postoffice mit den vielen Ordnern noch vor dir haben. Dieses Postoffice sollte mit IMAP synchronisiert werden. Du kannst dir selber eine E-Mail senden und schauen ob das noch funktioniert.
7. Danach über einen Webbrowser ins GMX-Konto einloggen und schauen ob auch dort deine Test-E-Mail im Posteingangs- und im Gesendete Ordner vorhanden ist.

Wenn du das alles gelesen, verstanden und umgesetzt hast melde dich bitte hier nochmals. Ich kann dir dann noch erklären wie es sich mit den vielen Ordnern mit "Nur auf diesem Computer" verhält und wie du wieder zum Adressbuch und Kalender kommst. Ich möchte diesen Text hier nicht zu lang werden lassen.

 

[Milko Musci]

Hallo LGPCT​

Als Erstes mal vorab tausend Dank für Deine umfangreiche Umschreibung.
Ich erachte das als nicht selbstverständlich, so viel Mühe. Echt!

Deine Tipps möchte ich gerne in einer ruhigen Minute oder besser Stunde ausprobieren.
Sehr gerne melde ich mich wieder an dieser Stelle. Bis dann wünsche ich eine gute Zeit.
Und nochmals Merci vielmals und
Gruss Milko

 

[Milko Musci]

Hallo LGPCT​

Danke nochmals für Deine Hilfe.

Ich sehe tatsächlich die Ordner ohne Erweiterung "Nur auf diesem Computer" auf dem Webbrowser.
Nach welchen Kriterien die ausgewählt wurden, ist mir unklar.
Hab mir ein Testmail auf eine weitere Mailadresse geschickt, diese ist auch angekommen, wird aber nur in dem Gesendet vom IMAP ...@gmx.ch(1) angezeigt. Was mir richtig erscheint.
In dem unter Konto pop3 ...@gmx.ch bleibt der Gesendet Ordner leer.
Auch ein Rückmail kommt nur im Posteingang ...@gmx.ch(1) an. (auch nach Alle Ordner senden/empfangen.

Deine Empfehlung kann ich so nicht korrekt umsetzen. Erstes schon, beide Dateien auf ein anderes Laufwerk kopiert.
Originale liegen noch auf:
Imap-Konto:
C:\Users\Ben\AppData\Local\Microsoft\Outlook\milko.musci@gmx.ch (1).ost
Pop3-Konto auf:
C:\Users\Ben\Documents\Outlook-Dateien\milko.musci@gmx.ch.pst

Beim ...@gmx.ch(1) kann ich bei Rechtsklick Dateispeicherort öffnen, Kontoeigenschaften oder Datendateieigenschaften sehen.
Beim ...@gmx.ch kann ich bei Rechtsklick Dateispeicherort öffnen und Datendateieigenschaften sehen, nicht aber Kontoeigenschaften.

Ich vermute, meine pst ist nicht mehr mit dem Server verbunden. Kann es sein, dass nun meine pst quasi als Archivdatei funktioniert.
Vielleicht gar nicht so schlecht.
Aus Datenschutzgründen überlege ich gerade, ob ich nur die gängigen Ordner Posteingang, Ausgang und Gesendet usw. im @gmx.ch (1).ost belassen soll, damit nur diese auf dem Server liegen. Natürlich wären dann nur diese auch mit dem Handy zu bewirtschaften. Die Unterordner würde ich wieder zurück ins @gmx.ch.pst schieben, wo sie nur noch mit Outlook auf PC bearbeitet werde könnten. Diese wären dann nicht mehr auf einem fremden Server und natürlich somit nicht mehr auf den Handy sichtbar. (Dort bauche ich aber eh nur das Tagesgeschäft, Posteingang, Gesendet, Gelesen, nicht gelesen, gelöscht). Die ganze Verschieberei währe dann nur Zuhause mit Outlook machbar.
Würde sowas funktionieren, oder ist das eine Schnappsidee.
Mit den Adresse und Kalender sowie Notizen im Outlook ist es nämlich auch so eine Sache. Die hätte ich auch lieber nicht auf dem Server, da ich mit MyPhoneExplorer zwischen PC und Handy synchronisiere. (Daten bleiben bei mir) Also kein Gmail oder GMX Kalender, nur Outlook und Handy.
Klar für die Backups bin ich dann selber verantwortlich.

Noch was ganz anderes. Seit der Umstellung von Pop3 auf IMAP kommt ständig diese Internetsicherheitswarnung betreffend Zertifikat.
Zertifikat installieren habe ich schon mehrmals gemacht und trotzdem noch immer diese Warnung. Ich vermute es kommt von meinem Antivir Norton. Weisst Du hier au Rat?

Sorry, ich weiss, es ist wieder mal vieeeel Text. Und danke für Deine Zeit.
Viele Grüsse
Milko

 

[LGPCT]

Hallo Milko

Ich sehe tatsächlich die Ordner ohne Erweiterung "Nur auf diesem Computer" auf dem Webbrowser. Nach welchen Kriterien die ausgewählt wurden, ist mir unklar.

Das ist mir auch nicht ganz klar, Outlook ist da etwas eigen ob es neue Ordner hoch lädt oder nicht. Beim Mail-Protokoll IMAP müssen Ordner "abonniert werden damit sie synchronisiert werden.

Beim ...@gmx.ch kann ich bei Rechtsklick Dateispeicherort öffnen und Datendateieigenschaften sehen, nicht aber Kontoeigenschaften.

Das würde bedeuten, das alle meine Empfehlungen umgesetzt sind und dein GMX-Konto nicht mehr über POP3 bewirtschaftet wird.

Du kannst das sicherheitshalber hier noch kontrollieren:
Outlook -> Datei -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen -> E-Mail
Da sollte in der Liste nur noch ein Eintrag "milko.musci@gmx.ch (1)" mit dem Typ IMAP/SMTP (standardmäßig von diesem Konto senden) vorhanden sein. Falls dort noch ein weiterer Eintrag "milko.musci@gmx.ch" mit dem Typ POP .... vorhanden ist, kannst du ihn markieren und Entfernen. Bitte NICHT den falschen Eintrag entfernen.

Die Unterordner würde ich wieder zurück ins @gmx.ch.pst schieben, wo sie nur noch mit Outlook auf PC bearbeitet werde könnten.

Das kannst du so machen. Bitte verschiebe einen Ordner nach dem anderen und gib Outlook genug Zeit die Verschiebung sauber durchzuführen. Nach den Verschiebe Aktionen nicht vergessen Outlook zu beenden und die .pst-Datei mindestens auf zwei externe Datenträger sichern.

Als ich noch Outlook genutzt hatte, habe ich das auch genau so gemacht. Ich habe jeweils alle "nicht mehr benötigten" E-Mails in den lokalen Ordner als Archiv verschoben. Das auch um die Mailbox beim Provider zu entlasten, damit ich dort den verfügbaren Platz nicht fülle. Ich habe immer nur ca. ein mal im Jahr E-Mails verschoben und dann jeweils sofort Outlook beendet und die lokale .pst-Datei gesichert. Ab und zu habe ich eine neue Datei erstellt damit das Archiv nicht zu gross wurde.

Noch was ganz anderes. Seit der Umstellung von Pop3 auf IMAP kommt ständig diese Internetsicherheitswarnung betreffend Zertifikat.

Das ist eine Sache zwischen Outlook und GMX für die Verschlüsselung der E-Mails. Vermutlich wurde das Zertifikat nicht sauber in deinen Zertifikatspeicher eingetragen. Windows meldet dir das. Das ist nur lästig, macht aber sonst keine Probleme.
Hier findest du eine Anleitung für einen Lösungsversuch:
https://wiki.aweb.ch/wissensdatenba...lermeldung-zum-sicherheitszertifikat-beheben/

... von meinem Antivir Norton ...

Das ist ein Thema das du dir überlegen kannst. Windows benötigt eigentlich keinen zusätzlichen Schutz, der eingebaute Windows Defender genügt vollkommen. Zusätzliche Schutzprogramme schalten den Windows Schutz aus, kosten Geld und verursachen mehr Probleme als sie lösen.


Wie mach ich es:
Ich selber benutze seit längerem auf dem Desktop den Mailclient Thunderbird und Mailstore Home für die Sicherung der E-Mails. Im Thunderbird verwalte ich alle meine E-Mail Konten und das Adressbuch und den Kalender von Google (welche ich auch auf dem Smartphone und Tablett habe). So muss ich meine Adressen und Termine nicht mehr mit MyPhoneExplorer kopieren und habe überall den gleichen Datenbestand.
Thunderbird ist für mich einfacher in der Bedienung und hat mehr Möglichkeiten als Outlook. Mailstore Home verfügt über eine sehr gute Suche.
Melde dich nochmals, wenn dich das interessiert.

 

[Billmar]

Noch was ganz anderes. Seit der Umstellung von Pop3 auf IMAP kommt ständig diese Internetsicherheitswarnung betreffend Zertifikat.

Das ist eine Sache zwischen Outlook und GMX für die Verschlüsselung der E-Mails.

Das Zertifikatsproblem liegt vermutlich daran, dass in den Posteingangs- und Postausgangs-Servereinstellungen die Einstellung auf "imap.gmx.ch" bzw. "mail.gmx.ch" gesetzt sind. Ändere dies mal auf folgende Werte:

Posteingangsserver (IMAP)
Server: imap.gmx.net
Port: 993
Verschlüsselung: SSL/TLS (oder SSL)

Postausgangsserver (SMTP)
Server: mail.gmx.net oder smtp.gmx.net
Port: 587
Verschlüsselung: STARTTLS (empfohlen) oder TLS

Authentifizierung & Zugangsdaten
Benutzername: deine Mailadresse bei GMX (z.B. max.mustermann@gmx.ch)
Passwort: Das Passwort, das du auch für das Login im Webmailer verwendest
Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung: muss aktiviert sein und auch "Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden" muss aktiviert sein.

Sieht dann etwa so aus:

Gruss Mario

 

[Milko Musci]

Ganz herzliche Dank für all die Hilfen die Ihr mir zukommen lässt.
Ich werde dies alles am Wochenende ausprobieren.
Wünsche Euch allen einen schönen Rest der Woche.
Viele Grüsse
Milko