Gelöst - aber wie?
Die Lösung ist eigentlich ganz einfach. Der Beschrieb ist allerdings etwas detaillierter, deshalb umfangreicher:
- Anstelle der Kontaktgruppen (welche man bestehen lassen kann, wenn sie schon vorhanden sind) verwendet man die Kategorien auf den einzelnen Kontakten um den Serienbrief mit Gruppen durchzuführen. Wenn in den Kontaktgruppen Kontakte bestehen, die nicht im Outlook erfasst wurden, sind diese Kontakte in den Outlook-Kontakten (Personen) einzeln zu erfassen. -> Fertig. Loslassen mit Start des Seirenbrief in den Outlook-Kontakten (nicht im Word!).
Etwas mehr Details:
- Jedem Kontakt wird über die Kategorie die entsprechende Zugehörigkeit zugewiesen: das kann mit den Farbkategorien gemacht werden (z.B. rot = Kunden, blau = Interessenten, grün = Sonstige - die Wahl der Begriffe ist völlig individuell und frei). Es kann sogar sein, dass die Kategoriesierung nach Zahlen stattfindet (z.B. 1 = Kunden, 2 = Interessenten, 3 = Sonstige). Die Kategorien können mit 1,2,3 ergänzt werden (ohne Farbe), dann kann jedem Kontakt eine Zahl zugewiesen werden.
- Die Kategorie wird beim Erfassen/Mutieren eines einzelnen Kontaktes eingegeben. Entweder wie beschrieben über die 'Farbkategorie mit 1,2,3' ergänzt oder die Kategorie über 'Detail' des Kontaktes erfassen. Im Register Kontakt - Gruppe Anzeigen - Alle Felder = Alle Kontaktgruppenfelder ... beim Feld Kategorien eine 1 oder 2 oder 3 einfügen (dann muss die Farbkategorie nicht vorher ergänzt werden mit 1,2,3).
- Den Serienbrief bitte aus Outlook starten, sonst geht Adressselektion nicht.
- Outlook starten - die Kontakte gruppieren (Gruppierfeld mit Rechtsklick einblenden, Kategorien einblenden unter alle Dokumentfelder) eine oder mehrere Kategorien offen lassen (alle Kategorien die nicht in den Serienbrief eingeschlossen werden sollen, müssen geschlossen sein)
- Outlook ist gestartet - Register Start - Gruppe Aktionen - Befehl Serien-E-Mails klicken
- Angaben im Dialogfenster "Kontakte zusammenführen" ausfüllen - OK klicken
- Word wird geöffnet und ist im Seriendruck bereit -> aber Achtung in der Gruppe Seriendruck im Befehl Seriendruck starten auf E-Mail-Nachrichten umstellen
- die Nachricht nun im Word gestalten (auch mit Seriendruckfeld einfügen !!)
- Testen und versenden
Tönt komplex ... ist es aber nicht - versuchen ist angesagt.
Freundliche Grüsse
Ed
