Word Datei wird immer grösser

[Shabe]

Ich arbeite zur Zeit an einer Zusammenfassung, die ich teils an meinem Laptop zu Hause und teils an einem öffentlichen PC in der Bibliothek schreibe.

Meist wenn ich die Zusammenfassung auf dem Bibliotheks-PC schriebe, wird die Worddatei grösser und grösser (und damit auch langsamer), ohne dass ich viel Text geschrieben hätte.

Ich habe schon etwas recherchiert, komme aber nicht weiter (insbesondere helfen auch das Ausschalten der Schnellspeicherung, Speichern unter..., oder copy/pasten in ein neues Doc nichts).

Kann mir da jemand weiterhelfen?

PS: Ich benutze Office XP.

 

[unihoc_72]

Hast du viele Bilder in den Text eingebaut?

Gruss

 

[Michel.Eichelberger]

Bei grossen bildern ist es so dass diese vollwertig in das Worddokument integriert werden, und somit die ganze datei sehr gross wird... Es nützt auch nichts diese Bilder dann einfach zu verkleinern, da die standard informationen beibehalten werden (falls wieder vergrössert werden sollte)...

Dazu kommen noch andere faktoren wie Copy&Paste... Wenn du einen Text beispielsweise von einer Webseite kopierst und im Word einfügst, werden dessen formatierungen übernommen... wenn du diese dann separat nochmals änderst (anstatt nur den Text zu übernehmen), werden andere formatierungen im hintergrund gespeichert...

 

[Officer]

Hallo Shabe

Wenn Du Text aus einem anderen Programm einfügst und nicht dessen Formatierung beibehalten muss, dann gehe zu 'Bearbeiten' -> 'Inhalte Einfügen' und wähle dort unformatierten Text.

Betreffend Copy/paste in ein neues Dokument: Wichtig ist, dass du die letzte Absatzmarke NICHT mitkopierst. Hilft das trotdem nix?

Arbeitest Du mit Formatvorlagen oder formatierst Du mit den Befehlen der Symbolleiste?

 

[Shabe]

@unihoc_72 und LINK182:
Nein, mein Word Dokument enthält keine Bilder.

Betreffend Copy/paste in ein neues Dokument: Wichtig ist, dass du die letzte Absatzmarke NICHT mitkopierst. Hilft das trotdem nix?

Arbeitest Du mit Formatvorlagen oder formatierst Du mit den Befehlen der Symbolleiste?

Das habe ich bis jetzt noch nicht probiert. Ich bin in dieser Hinsicht etwas unterbelichtet: Was ist bzw. wie erkenne ich eine Absatzmarke?

Ich arbeite mit den Standard-Formatvorlagen von Word. Sprich alle Titel sind "Überschrift 1" bis "Überschrift 6", der Text "Standard" und die Aufzählungszeichen.

 

[abu]

Mich würde noch interessieren, in welchem Umfang die Datei grösser wird. Nur so als Anhaltspunkt.

 

[Shabe]

Mich würde noch interessieren, in welchem Umfang die Datei grösser wird. Nur so als Anhaltspunkt.

Wenn ich mit Zusammenfassungen vergleiche, die ich ausschliesslich auf meinem PC geschrieben habe, dann ist diese Datei fast doppelt so gross wie normal.

 

[FloHoCH]

Bei langem arbeiten an einer Datei und mehrmaligem abspeichern kann das schon mal vorkommen. Word speichert meistens fast zu viel. So speichert es leider nicht die aktuelle Version, sondern jeweils die Änderungen. Versuche also mal das Dokument (neu) unter einem anderen Namen abzuspeichern, das könnte helfen.

 

[abu]

Versuche also mal das Dokument (neu) unter einem anderen Namen abzuspeichern, das könnte helfen.

Wurde schon gemacht. Siehe Eingangs-Post.

 

[Michel.Eichelberger]

Anderer Versuch:

Anstatt den Text aus dem Word in ein neues Word Dokument zu kopieren... einen zwischenschritt machen...

öffne die Datei mit der Zusammenfassung... Wenn nur Text, dann kopiere ihn vollständig... öffne einen TEXT-Editor... kopiere den Text vollständig hinein und speichere ihn als eine Text Datei.. (*.txt)...
Kopiere diesen Text anschliessend wieder und füge ihn in ein neues Leeres dokument ein... Jetzt wirst du einfach noch den text neu formatieren müssen (Auch tabellen müssten neu gesetzt werden)...

Der Grund warum das eventuell klappen könnte:
Durch das kopieren in eine Textdatei und dann neu in eine Word datei gehen sämtliche Formatierungen verloren, auch überflüssige, etc..

 

[Shabe]

Prinzipiell eine gute Idee, auf die ich gerne als letzte Lösung zurückkommen werde. Da die Zusammenfassung jedoch aus sehr, sehr vielen Titeln besteht, würde das Formatieren viel Arbeit benötigen.

Interessiert wäre ich nach wie vor an der Lösung von Officer. Wie funktioniert denn nun das mit dieser Absatzmarke?

 

[Officer]

Hallo Shabe

Absatzmarken, Zeilenschaltungen, Tabstoppzeichen, Leerzeichen, Bedingte Trennstriche und ausgeblendeter Text sind sogenannte nichtdruckbare Zeichen (da sie, wie es der Name sagt, bei einem Ausdruck nicht sichtbar werden). Sie sind aber trotzdem da. Man kann sie auch sichtbar machen, indem man in der Symbolleiste das Pi-Zeichen anklickt oder über Extras -> Optionen -> Register 'Ansicht' bei den 'Formatierungszeichen' 'Alle' auswählt. Wenn Du jetzt ein neues Dokument öffnest siehst Du, dass es schon eine Absatzmarke hat. Diese kann auch nicht gelöscht werden.

In einer Absatzmarke stehen diverse Informationen. z.B. kann man pro Absatz eine andere Sprache wählen und die Rechtschreibung funktioniert (sofern man die Sprache installiert hat, natürlich). Auch ein Bild koppelt sich an eine Absatzmarke. Wenn man diese dann löscht, ist auch das Bild weg. Auch werden AbsatzFormatvorlagen darin gespeichert. Langer Rede kurzer Sinn: In Absatzmarken werden viele Infos gespeichert. Die letzte Absatzmarke enthält viele zusätzliche, das ganze Dokument betreffende Informationen. Wenn Du nun das ganze Dokument eben ohne dieses letzte Zeichen kopierst und dann in ein neues Dokument einfügst, könnte Dein Problem behoben sein. Nicht auszuschliessen ist aber, dass es Dir trotzdem einige Formatierungen verhaut. Ich denke aber, der Aufwand zur deren Rekonstruktion ist verkraftbar.

Im Prinzip ist es das gleiche wie von Link128 vorgeschlagen, aber ohne Zwischenschritt und grossen Formatierungsverlust.

Ich hoffe das hilft. Ev. ist es sinnvoll, Deine Normal.dot-Datei (und eventuelle Temp-Dateien) vorher zu löschen.

Wie schon gesagt wurde speichert Word nur die Änderungen, nicht das ganze Dokument. Dabei ist mir gerade noch in den Sinn gekommen: Ist 'Änderungen nachverfolgen' vom Menü 'Extras' aktiviert? Das wäre natürlich noch ein anderer Grund, weshalb Dein Dokument immer weiter wächst.

 

[Shabe]

Hoi Officer

Vielen Dank für deine Ausführungen.
Die Datei ist tatsächlich kleiner geworden, allerdings nur gerade 11 KB.
Nein, Änderungen nachverfolgen ist nicht aktiviert.

Dann bleibt wohl nur noch der Weg von LINK182 und die ganze Enchillada neu zu formatieren *ächz*...

 

[Michel.Eichelberger]

Dann bleibt wohl nur noch der Weg von LINK182 und die ganze Enchillada neu zu formatieren *ächz*...

Sollte selbst das nicht gehen, so kannst du mir mal die datei schicken, oder halt auch nur die Text Datei (die sollte klein sein)...
Ich werde dann mal ausprobieren was sich machen lässt...

 

[Officer]

Hoi Officer

Vielen Dank für deine Ausführungen.
Die Datei ist tatsächlich kleiner geworden, allerdings nur gerade 11 KB.
Nein, Änderungen nachverfolgen ist nicht aktiviert.

Nun, 11 KB sind doch immerhin etwas ;)

Nochmals zur versicherung: Du hast ausschliesslich Text in Deiner Datei?

Schau unter 'Datei' -> 'Versionen'. Ist dort etwas drin oder zumindest 'Versionen automatisch speichern' aktiviert?

Was ich soeben noch gelesen habe: Versuche 'mal, die Datei im RTF-Format zu speichern, alles schliessen, wieder öffnen und wieder im DOC-Format zu speichern.

Wie sieht's jetzt aus?

 

[Shabe]

Sollte selbst das nicht gehen, so kannst du mir mal die datei schicken, oder halt auch nur die Text Datei (die sollte klein sein)...

Vielen Dank :)!
Auf dieses Angebot werde ich gerne zurückkommen, wenn dann gar nichts mehr weiterhilft.

Nochmals zur versicherung: Du hast ausschliesslich Text in Deiner Datei?

Keine Grafiken, wenn du das meinst. Ansonsten jede Menge Formatierungen vor allem viele Aufzählungszeichen (mit denen hatte ich bis jetzt jedoch noch nie Probleme). Ansonsten aber nur Text...

Schau unter 'Datei' -> 'Versionen'. Ist dort etwas drin oder zumindest 'Versionen automatisch speichern' aktiviert?

Weder noch, nein. Ist das schlimm?

Was ich soeben noch gelesen habe: Versuche 'mal, die Datei im RTF-Format zu speichern, alles schliessen, wieder öffnen und wieder im DOC-Format zu speichern.

Wie sieht's jetzt aus?

Na das ist ja interessant! Es funktioniert sogar wiederholt...Ich habe das 2 Mal gemacht und folgende Dateiverkleinerung ist dabei rausgekommen:
1. Mal: Von 602 KB auf 574 KB runter.
2. Mal: Von 574 KB auf 520 KB runter.

Gibt es auch eine Möglichkeit in einem Schritt auf die wirkliche Dateigrösse zu kommen oder muss ich diese Schritte so lange wiederholen bis es nicht mehr verkleinert?

 

[Officer]

Keine Grafiken, wenn du das meinst. Ansonsten jede Menge Formatierungen vor allem viele Aufzählungszeichen (mit denen hatte ich bis jetzt jedoch noch nie Probleme). Ansonsten aber nur Text...

Ich meine Grafiken, Bilder, aus einem anderen Programm kopierten Text

Weder noch, nein. Ist das schlimm?

Das ist natürlich nicht schlimm, sondern wäre nur eine weitere Option gewesen, weshalb sich Dein Dokument aufbläht.

Na das ist ja interessant! Es funktioniert sogar wiederholt...Ich habe das 2 Mal gemacht und folgende Dateiverkleinerung ist dabei rausgekommen:
1. Mal: Von 602 KB auf 574 KB runter.
2. Mal: Von 574 KB auf 520 KB runter.

Gibt es auch eine Möglichkeit in einem Schritt auf die wirkliche Dateigrösse zu kommen oder muss ich diese Schritte so lange wiederholen bis es nicht mehr verkleinert?

DAs weiss ich so nicht. Wenn Du es ein drittes und viertes Mal versuchst, was passiert dann? Und bleiben all Deine Formatierungen dann so bestehen?

Ist das Problem so für Dich behoben oder nach was suchst Du jetzt noch?

 

[Dragonlord]

OOo

Versuche doch die Datei einmal im OpenOffice zu speichern. Dort wirst Du eine Datenreduktion von nochmals bis zu 50% feststellen.

lg Roger

 

[Officer]

Versuche doch die Datei einmal im OpenOffice zu speichern. Dort wirst Du eine Datenreduktion von nochmals bis zu 50% feststellen.

Hi hi, auf den Verweis zu OOo habe ich schon lange gewartet ;)

Ich wünsche einen guten Start ins neue Jahr.