Access - verschiedene Formulare mit Adressen generieren?

Samira

Stammgast
Ich kenne leider Access nicht.

Wir haben in der Firma verschiedene Dokumente, die Adress-Daten unserer Mitarbeiter in verschiedenen Formen enthalten. Wenn nun eine Mutation gemacht werden muss, muss man sich immer gut überlegen, wo diese überall zu erfolgen hat und muss aufpassen, dass man dabei nichts vergisst.

Meine Arbeitskollegin hat nun vorgeschlagen, die Adress-Daten in einer Access-Datenbank anzulegen. Sie sagt, dass man die Daten dann von da aus für die verschiedenen Dokumente verwenden kann und eine Mutation nur einmal in der Datenbank zu erfolgen hat.

Ich finde die Idee gut. Aber ich frage mich, ob die Dokumente im Aussehen (also Format) analog zu denjenigen, die ich jetzt habe, erstellt werden können oder ob diese Dokumente dann zwangsläufig anders aussehen werden. Können die Dokumente weiterhin in Word existieren oder ist das dann alles Access? Ich habe leider keine Ahnung.

Mir gefallen nämlich die existierenden Dokumente.
 

Officer

Stammgast
Hallo Samira

Access ist eine Datenbank. Das Ziel einer Datenbank (DB) ist genau das, dass man eine Mutation genau einmal eingeben muss. Wichtig dabei ist natürlich, dass die Struktur der DB richtig gemacht wurde. Und das ist sehr aufwändig. Es basiert alles auf Tabellen, aber man darf nicht Excel- auf Accesstabellen verwechseln. Der Aufbau muss zwangsläufig ganz anders sein.

Eine sinnvolle Ggestaltung einer Adressdatenbank wird aber schnell recht schwierig. Momentan bin ich gerade daran, eine zu Programmieren. Aber das dauert...

Die Möglichkeiten der Gestaltung sind fast grenzenlos. Wenn Du mit den Access-Bordmitteln nicht weiterkommst, kannst Du auch Briefe in Word erstellen, Alles von Access aus. Natürlich ist es auch möglich, Serienbriefe mit Accesstabellen zu erstellen.
 

Amateur X

Stammgast
Bei Access würde ich zwei Typen von Arbeiten unterscheiden:
- Das Erstellen der Datenbank
- Das Arbeiten mit den Daten

- Das Erstellen der Datenbank ist für jemanden ohne Access-Kenntnisse nicht ganz ohne, muss man sich doch erst mal in die ganze Vorgehensweise einarbeiten. Allerdings gibt es vernünftige Online-Vorlagen, welche frei erhältlich sind (z.B. auf der Microsoft-Homepage). Danach stellen sich zwei Probleme, welche von einem erfahrenen Anwender gelöst werden könnten: die Migration und die Anpassung eines Berichts (beides erfordert nicht weltbewegende Kenntnisse).

- Das Arbeiten mit den Daten ist danach nur noch ein Kinderspiel.
 

Officer

Stammgast
Das Erstellen der Datenbank ist für jemanden ohne Access-Kenntnisse nicht ganz ohne, muss man sich doch erst mal in die ganze Vorgehensweise einarbeiten. Allerdings gibt es vernünftige Online-Vorlagen, welche frei erhältlich sind (z.B. auf der Microsoft-Homepage).

Stichworte hierzu:
- relationale Datenbank (um Daten nur an einem Ort ändern zu müssen.)
- Normalisierung bis mind. Stufe 3 (Aufbau der Tabellen)
- Frontend/Backend (für Mehrbenutzerumgebung)
- Sicherheit (Wie sicher müssen die Daten sein?)
- DAO (VBA-Objektmodell zur Programmierung)

...die Anpassung eines Berichts (beides erfordert nicht weltbewegende Kenntnisse).

Das kommt darauf an. Ein starrer Bericht ist schnell erstellt. Aber der Aufbau eines Berichtes, der flexibel ist und verschiedene Bedürfnisse abdeckt ist keinesfalls einfach.
 

Samira

Stammgast
Danke!

Ich brauche die Datenbank für Adressdaten mit Telefonnummern. Daraus werden dann verschiedene Verzeichnisse erstellt. Momentan sind diese Verzeichnisse in Word und man muss jedes einzelne abändern bei einer Mutation. Es geht um Telefon- und Adresslisten.
 

-ian

Stammgast
Wenn Du kein Accesspezialist bist, lass die Finger davon, in Excel ist das ganze viel einfacher. -ian
 

Officer

Stammgast
Wenn Du kein Accesspezialist bist, lass die Finger davon...

Da bin ich halbwegs einverstanden. Eine Datenbank richtig aufzubauen bedingt doch einiges an Wissen.

Es gibt einige gratis Adressdatenbanken im Internet. Diese werden wohl nicht genau den eigenen Bedürfnissen entsprechen. Aber vielleicht kann man sich damit arrangieren.

...in Excel ist das ganze viel einfacher. -ian

Damit bin ich überhaupt nicht einverstanden. :) Genau für solche Aufgaben gibt es Datenbanken, wo Access eine von vielen ist.
 
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